Главная / О компании / Публикации / Правовое регулирование и нормотворчество системы управления документами

Правовое регулирование и нормотворчество системы управления документами

Правовое регулирование и нормотворчество системы управления документами
На заседании Правительственной комиссии 18 декабря 2017 года, под председательством Д.А. Медведева, был утверждён план мероприятий по нормативному регулированию программы «Цифровая экономика» до 2025 года.
По плану мероприятий до конца  периода должны быть:
  • внесены изменения в Гражданский кодекс Российской Федерации и/или иные нормативные правовые акты в части закрепления информации в качестве объекта гражданских прав.
  • внесены изменения в Федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об обязательном экземпляре документов», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и/или иные нормативные правовые акты в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур создания, использования и хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа.
Таким образом, правовое регулирование и нормотворчество системы управления документами в электронной среде и внедрении цифровых технологий становится одной из актуальных задач, а потери, связанные с риском несвоевременных и некачественных решений, их документирования очень существенны.
Правовое регулирование и нормотворчество системы управления документами
В современном мире интенсивность процессов создания документированной информации столь велика, а потери, связанные с риском несвоевременных и некачественных решений, их документирования столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень профессионализма специалистов в области организации администрирования бизнеса и документационного обеспечения управления приобретают направляющую роль для всей организации и достигаемых ею результатов. Сквозное проникновение информационных технологий и цифровизация экономических процессов создали основу для модернизации логистических операций, изменения структуры процессов создания и управления документами, которые обеспечивают деловую результативность, подотчетность, управление.
Важным аспектом функционирования цифровой экономики является:
  • создание и управление аутентичными, надежными и пригодными для использования документами, которые способны обеспечивать функции и деятельность организации;
  • поддержка целостности этих документов в течение требуемого периода времени.
Однако, для политики управления документами, как и для развития цифровой экономики становится важным выявление и минимизации рисков, связанных с внедрением цифровых технологий в производственные процессы, имеющегося критического объема «серых» зон неопределенности, неурегулированных нормативными правовыми актами.
В результате риски в современном документационном обеспечении способны привести к прямым потерям:
  • снижению стоимости активов в результате утечки информации или ее воровства, мошенничества, неразрешенной деятельности;
  • ущербу, как следствию невосстанавливаемых ошибок при проведении платежей, списаний, зачислений, выплат;
  • вынужденным выплатам контрагентам или клиентам, экономическим агентам в качестве компенсаций или с целью примирения сторон;
  • потерям по судебным решениям и другим правовым расходам;
  • снижению стоимости из-за небрежности, аварий, пожаров, заливов.
А в состав косвенного ущерба могут быть включены следующие характеристики: упущенная выгода, недополученная прибыль, приостановка деятельности; увеличение трудозатрат; отсутствие или неэффективность контрольных процедур; возможные или реальные потери клиентов и экономических агентов.
Компетенции «работы с документами» сотрудников организаций, как правило, не предусматривают профессиональных навыков обладать способностями:
  • применять нормативную законодательную базу делопроизводства и архивного дела;
  • создавать локальную нормативную базу;
  • организовывать оперативную сохранность документов и дел;
  • обрабатывать документы и дела для последующего хранения (проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, оформление обложки дел, составление описей, сдача дел в архив организации);
  • составлять годовые разделы сводных описей дел основных категорий хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;
  • организовывать выдачу архивных копий и документов, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах;
  • разрабатывать требования к программным средствам по выполнению производственных задач и функций.
Жизненный цикл работы с документами низводится до примитивного уровня: Все операции с документами одинаковые. Документ регистрируется, отправляется в подразделение, затем к документу прикладываются поручения, они тоже отправляются, контролируются. Если документ уходит во внешнюю организацию, его надо отправить, если пришел ответ, его надо присоединить.
Юридическая значимость электронного документооборота связывается не с совокупностью юридически значимых процессов управления документами в привязке к их метаданным, а «весом» документа:
  • наличие аналога собственноручной подписи (в виде электронной подписи),
  • применение сертифицированных и средств криптозащиты информации (СКЗИ),
  • регламентация использования электронной подписи для каждого вида документа в модулях систем электронного документооборота.
В локальной нормативной базе не рассматриваются ключевые сегменты сохранности документов, сопряженные с операционным риском. Например, эксплуатационные свойства, характеризующие пригодность документа для оцифровки: долговечность – способность документа длительно удерживать эксплуатационные свойства; прочность – способность документа противостоять механическому воздействию и т.д.
Законодательные санкции в отношении работодателей
В конце 2017 года вышел Федеральный закон РФ № 435-ФЗ от 28 декабря 2017 г., который исключил слова «гражданско-правовая, административная и уголовная» из ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливавшей ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России и с 2018 года запускает в оборот комплекс административно-правовых и уголовных мер прямого применения в отношении безусловного соблюдения норм не только качества и достоверности документированной информации всех направлений деловой и производственной деятельности организаций и предприятий, но и технологических процессов ее учета и сохранности на всех стадиях, начиная от ее создания, ответственность за которые в первую очередь несет руководитель организации.